Rekisteri- ja tietosuojaseloste
Tämä on Tili- ja markkinointitoimisto Katetuotto Oy:n, Y-tunnus 0753830-5, Tietosuojalain (1050/2018) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste.
Päivitetty: 31.8.2024
1. REKISTERINPITÄJÄ
Tili- ja markkinointitoimisto Katetuotto Oy
Y-tunnus: 0753830-5
Osoite: Wallininkuja 5 B 1, 00530 Helsinki
Yhteyshenkilö: Wilhelmiina Romberger
Puhelin: 040 4141945
Sähköpostiosoite: wilhelmiina.romberger@katetuotto.com
Verkkosivuosoite: www.katetuotto.com
Tili- ja markkinointitoimisto Katetuotto Oy tarjoaa tilitoimisto- ja konsultointipalveluita mikro- ja pienyrityksille.
2. REKISTERISTÄ VASTAAVA YHTEYSHENKILÖ
Rekisterivastaavan nimi: Wilhelmiina Romberger
Rekisterivastaavan puhelinnumero: 040 4141945
Sähköpostiosoite: wilhelmiina.romberger@katetuotto.com
3. REKISTERIEN NIMET
Selosteen kohteena olevien rekisterien nimet:
Yrityksen asiakasrekisteri (palomuurilla suojattu organisaation palvelin)
Asiakassopimukset (Docue)
Laskutusohjelma (Procountor)
Asiakkaan tunnistamisjärjestelmä (Verified)
4. OIKEUSPERUSTE JA HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on:
Yrityksen/ henkilön suostumus (dokumentoitu, vapaaehtoinen, yksilöity, tietoinen ja yksiselitteinen)
sopimus, jossa rekisteröity on osapuolena
rekisterinpitäjän oikeutettu etu (esim. asiakassuhde, työsuhde, jäsenyys)
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus:
organisaation asiakasrekisterin ylläpitäminen
asiakkaiden tilausten hallinnointi, arkistointi ja käsittely
asiakassuhteen hoitaminen, yhteydenpito asiakkaisiin ja markkinointi
työnhakijoiden ja työntekijöiden tietojen käsittely työsuhteiden, sekä rekrytointitoimien hoitamista varten
lakisääteisten velvoitteiden täyttäminen, kuten asiakkaan tunnistaminen ja rahanpesun estämiseen liittyvä käsittely
tietoja voidaan käyttää toiminnan kehittämiseen, tilastollisiin tarkoituksiin ja henkilökohtaisemman kohdennetun sisällön tuottamiseen palveluissamme. Henkilötietoja käsitellään tietosuoja-asetusten sallimissa ja edellyttämissä rajoissa.
Rekisterin tietoja voidaan käyttää organisaation omissa rekistereissä esimerkiksi mainonnan kohdistamiseen luovuttamatta henkilötietoja ulkopuolisille tahoille. Organisaatio saattaa käyttää asiakas- ja palvelusuhteen ylläpitämiseen yhteistyökumppaneita, jolloin osia rekisteritiedoista saatetaan siirtää yhteistyökumppanin palvelimille teknisten vaatimusten vuoksi.
Tietoja käsitellään ainoastaan rekisterinpitäjäorganisaation asiakassuhteen ylläpitämiseen teknisten rajapintojen kautta. Organisaatiolla on oikeus julkaista asiakasrekisterin sisältämiä tietoja sähköisenä tai kirjallisena luettelona, ellei asiakas sitä erityisesti kiellä. Luettelolla tarkoitetaan tässä tapauksessa esim. postitustarroja suoramainoksiin tai muita vastaavia. Asiakkaalla on oikeus kieltää tietojen julkaiseminen ilmoittamalla siitä rekisterinpitäjän asiakaspalveluun, sähköpostitse (s-postiosoite) tai rekisterin yhteyshenkilölle.
5. REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ
Kohdassa 3 mainittuihin rekistereihin tallennettavia tietoja voivat olla: yritys/organisaatio, yrityksen y-tunnus, yrityksen postiosoite. yhteyshenkilö, sähköpostiosoite, puhelinnumero, osoite, www-sivustojen osoitteet, tiedot tilatuista palveluista ja niiden muutoksista, laskutustiedot sekä muut asiakassuhteeseen ja tilattuihin palveluihin liittyvät tiedot.
www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä ei tallenneta tietoa mihinkään tietokantaan, vaan niistä lähtee viesti pelkästään yhteen sähköpostiosoitteeseen.
6. TIETOJEN HANKINTA
Rekisteriin mahdollisesti tallennettavat tiedot saadaan: www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, uutiskirjelistalle liittyessä, sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta, sopimuksista, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan. Nimi- ja yhteystietojen päivityksiä saadaan myös päivityspalveluja tarjoavilta viranomaisilta ja yrityksiltä.
7. TIETOJEN SÄILYTYSAIKA
Asiakastiedot ovat: Procountor-taloushallintojärjestelmässä ja organisaation omassa asiakasrekisterissä palomuurisuojatulla palvelimella.
Asiakastietoja säilytetään maksimissaan: 10 vuotta asiakkuuden päättymisestä.
8. TIETOJEN SÄÄNNÖNMUKAISET LUOVUTUKSET JA TIETOJEN SIIRTO EU:N TAI ETA:N ULKOPUOLELLE
Asiakasrekisterin tiedot ovat ainoastaan organisaation käytössä, paitsi käytettäessä ulkoista palveluntarjoajaa joko lisäarvopalvelun tuottamiseen tai luottopäätöksen tueksi. Tietoja ei luovuteta organisaation ulkopuolelle tai sen yhteistyökumppaneiden käyttöön, paitsi luottohakemukseen, perintään tai laskutukseen liittyvissä asioissa, sekä lainsäädännön niin velvoittaessa. Tietoja voidaan julkaista siltä osin kuin niin on sovittu asiakkaan kanssa.
Pääsääntöisesti tietoja ei siirretä rekisterinpitäjän toimesta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle ilman asiakkaan suostumusta. Rekisterinpitäjän käyttäessä yleisiä tietokoneohjelmistoja, kuten Microsoft-ohjelmistoja, voidaan niiden kautta katsoa, että tietoja siirtyy rekisterinpitäjän toimesta myös EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
Henkilötietoja ei koskaan luovuteta Rekisterinpitäjän aktiivisen toiminnan kautta ulkopuolisille tahoille Tietosuojalainsäädännön vastaisesti ilman Asiakkaan lupaa.
9. REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEET
Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.
10. TARKASTUSOIKEUS JA OIKEUS VAATIA TIEDON KORJAAMISTA
Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti (Osoite kohdassa 1. Rekisterinpitäjä) rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).
11. MUUT HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYYN LIITTYVÄT OIKEUDET
Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (”oikeus tulla unohdetuksi”). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti (Osoite kohdassa 1. Rekisterinpitäjä) rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).
Seloste verkkosivujen evästekäytännöistä
1. REKISTERINPITÄJÄ
Tili- ja markkinointitoimisto Katetuotto Oy
Y-tunnus: 0753830-5
Osoite: Wallininkuja 5 B 1, 00530 Helsinki
Yhteyshenkilö: Wilhelmiina Romberger
Puhelin: 040 4141945
Sähköpostiosoite: wilhelmiina.romberger@katetuotto.com
Verkkosivuosoite: www.katetuotto.com
Päivitetty: 31.8.2024
2.KÄYTETTÄVÄT EVÄSTEET
Verkkosivuilla käytetään seuraavia evästeitä:
VÄLTTÄMÄTTÖMÄT EVÄSTEET:
Squarespace käyttää joitain välttämättömiä evästeitä sen toiminnan kannalta, jotka mahdollistavat esimerkiksi seuraavat toiminnot:
Squarespacen toimintojen kannalta välttämättömät evästeet.
EI VÄLTTÄMÄTTÖMÄT EVÄSTEET:
Squarespace käyttää myös analytiikkaan liittyviä evästeitä, joilla kerätään tietoja kävijöiden lähteistä, kävijämääristä ja verkkokaupan keskenjääneistä ostoskoritilanteista.
Voit sulkea nämä analytiikkaan liittyvät evästeet klikkaamalla ‘Vain välttämättömät’ painiketta evästebannerista.
ULKOPUOLISET EVÄSTEET:
GOOGLE ANALYTICS: Sivuston seurantaan käytetään Google Analytics -palvelua. Seurannan tarkoituksena on kerätä tilastotietoa esimerkiksi sivun kävijämäärästä sekä suosituimmista sisällöistä.
3. MITÄ OVAT EVÄSTEET
Eväste on pieni tekstitiedosto, joka tallennetaan käyttäjän tietokoneelle silloin, kun joku vierailee sivustolla. Evästeet eivät sisällä minkäänlaisia henkilötietoja eikä niiden avulla voida esimerkiksi suorittaa ohjelmia.
4. EVÄSTEET KÄYTÄNTÖ VERKKOSIVUILLA
Evästeitä käytetään moniin käyttötarkoituksiin, jotka liittyvät sivuston toimivuuteen, analysointiin ja markkinointiin. Evästeet keräävät mahdollisesti myös tietoja esimerkiksi käyttäjien kiinnostuksista, joiden avulla kykenemme kohdentamaan viestintäämme sisällöistämme kiinnostuneelle yleisölle.
Aiemmin mainitut lisäosat ja ulkoiset elementit tallentavat koneelle evästeitä, jotta ne toimisivat toivotun tavan mukaisesti.
5. EVÄSTEIDEN KIELTÄMINEN SELAIMESSA
Lisätietoja evästeiden hallinnasta selaimessasi löytyy esimerkiksi sivuilta: http://aboutcookies.org